Mein Tag ging früh los - wie auch schon die gesamte Woche. Dadurch, dass die ersten Brandwachen bereits um 07:00 Uhr im Haus waren und insgesamt eine gewisse Anspannung spürbar war, saß ich quasi wortwörtlich auf "heißen Kohlen". Mein Tag begann damit: Emails zu beantworten, Probleme zu lösen, letzte Absprachen mit der Disposition zu treffen und dann fuhr ich auch schon Richtung Elphi. Zunächst war ich im Haus unterwegs. Als nächstes kamen die Foyerleitungen (Anja, Philipp, Matthias und Yannick) an und nahm die Teamleitungen und Mitarbeitenden r in Empfang. Wir hatten am Vorabend bereits einiges vorbereitet: Dienst-, Einsatzpläne und Briefings waren bereits so gut wie fertig, damit genug Zeit für die letzten Anpassungen vor Ort blieb. Als nächstes stand das Produktionsbriefing mit der Produktionsleitung der Elbphilharmonie, den UEFA-Verantwortlichen und der Haustechnik an. Danach ging's weiter zu unserem großen eventteam-Briefing. Ab dem Zeitpunkt war für mich der erste Schritt, die Akkreditierung, abgehakt. Alle Mitarbeitenden waren pünktlich angekommen und einsatzbereit, was bei solchen Großveranstaltungen mit zusätzlichen Sicherheitskontrollen auch immer etwas aufregend ist. Sobald alle auf ihren Positionen eingewiesen waren, konnte ich mich um die Kleinigkeiten kümmern, die im Laufe der Veranstaltung aufploppen und kurzfristige Absprachen, mit allen Beteiligten bedürfen. 

Die Saalöffnung und den Verlauf, den die Gäste einer Veranstaltung erleben, bekomme ich nur indirekt mit, durch Funksprüche wie: "Wir machen jetzt den Saal auf”. Sobald alle Gäste im Saal sind und die Veranstaltung losgeht, ist für mich die zweite Etappe geschafft. Ab dann bin ich in Rufbereitschafft und beobachte und reagiere nur noch, wenn Unvorhergesehenes passiert. Wir bewerten dann zusammen im Team, wie das Event von unserer Seite bisher gelaufen ist und was als Nächstes passiert. 

• 16:30 Uhr kamen die Gäste ins Haus 17:30 Uhr ging es in den Saal 
• 18:00 Uhr startete die Verlosung 
• 19:00 Uhr kamen die Gäste bereits raus 

Zum Abschluss fand noch ein großer Empfang statt, den wir gastroseitig betreut haben. Um 21:30 Uhr wurden die letzten Gäste verabschiedet, und dann war auch “Phase drei” geschafft. Wir verabschiedeten unsere Mitarbeitenden und die Foyerleitung kümmerte sich um die Nachbereitung. Danach bin ich ins Taxi gefallen mit einem großen Arm voller Blumen. Sonntagmorgen gab es noch ein paar Kleinigkeiten zu klären und dann konnte ich mich erstmal erholen.

Glücklich ja, weil ich das Gefühl hatte, dass alles gut gelaufen ist. Es kam viel positives Feedback. Ich würde sagen, wir haben eine Menge an der Veranstaltung gelernt, als Team und ich persönlich auch. Das UEFA-Event war bisher das Größte, was wir machen durften. Nicht nur, weil so viele Leute involviert waren und viele Dinge abgestimmt werden musste, sondern auch, weil eine große Aufmerksamkeit auf der Veranstaltung lag. Das war in vielerlei Hinsicht ein Meilenstein für uns. Im Grunde habe ich mich ab drei Wochen vor dem Event um nichts anderes mehr gekümmert. Das Datum und die Info bekamen wir im Frühjahr, im Sommer fand eine Vorbesichtigung und das erste Treffen mit der UEFA statt. Ab dem 03. Oktober ging es dann in die "heiße Phase", da ging es Schlag auf Schlag und die Tage wurden sehr voll und lang. Aber letztendlich haben wir es gemeistert und viel Lob bekommen, das war schön. Ich bin stolz auf mein Team aus Foyer-und Teamleitungen, die unheimlich konzentriert und professionell gearbeitet haben. Ich habe wahnsinnig viel gelernt: Über die Organisation meiner und unserer Arbeit, wie was gut läuft und was nicht funktioniert. Über die Kommunikation mit unseren Mitarbeitenden im Vorwege und auch über die Nachbereitung in Richtung des Kunden. Auch "wir" als eventteam konnten eine Menge lernen und für uns mitnehmen.   

Wir haben im Laufe der Zeit gemerkt: Die Elbphilharmonie ist ein großes Haus mit so vielen verschiedenen Teilbereichen wie der Plaza, der Backstage-Cafeteria, dem Empfang im 10.OG - und dann gibt es das gesamte Vorderhaus mit den Konzertgästen und einem hochfrequenten Veranstaltungsbetrieb, was der größte Bereich ist. In diesen verschiedenen Bereichen und dazwischen muss einiges koordiniert werden und uns wurde klar, dass dies aus dem Büro in der Bogenstraße heraus nicht mehr vollständig abgebildet werden kann, beziehungsweise dass der räumliche Abstand vom Büro zum Veranstaltungshaus sich manchmal ein wenig “zu groß” anfühlt. Jemand sollte vor Ort sein, um mögliche Probleme in der Praxis zu erkennen, alle Bereiche zu überblicken und die Stränge zusammenzuführen. In Kombination mit meinem Wunsch der Weiterentwicklung entstand so die Idee der “Projektleitung” und wir entwickelten diese dann gemeinsam weiter, sodass sie sich in das bestehende Konstrukt an Zuständigkeiten und Verantwortungen nach und nach einfügt. 

Um nah dran bleiben zu können - an den Mitarbeitenden und den Abläufen vor Ort - und um wirklich Kenntnis und Verständnis für Nachbesserungsbedarf vor Ort zur haben, ist ein wichtiger Aspekt der Rolle, dass ich weiterhin auch ab und an Schichten als Foyerleitung übernehme. Da bin ich einfach näher am Geschehen, als wenn ich nur Rundgänge machen würde und hier und da am Rande kurz mit einem Mitarbeitenden sprechen würde. Das führt dazu, dass ich ein bisschen jonglieren muss mit meiner Zeit: Wenn ich abends im Foyer bin, ist der betreffende Tag für’s Büro verloren und der nächste Tag fängt folglich erst mittags an. Dann fehlt mir natürlich wertvolle Zeit, da ich ja auch für alle, die zu normalen Bürozeiten arbeiten, eine zentrale Ansprechperson für das Haus bin. Sei es von interner Seite für die Disposition, das Recruiting oder das Personalwesen, oder auch von der Kundenseite aus. Da versuche ich, die richtige Balance zu finden – und zum Glück klappt das in der Regel auch. 

Hier und da führt diese Mischposition natürlich schon dazu, dass die Gestaltung meiner Arbeit räumlich und zeitlich gesehen einige Herausforderungen mit sich bringt. Aber ich achte drauf, so gut es geht auszugleichen, mache also mal einen Tag in der Woche frei und bin generell in meiner Dienstplanung sehr selbstbestimmt. Fixe Termine in der Woche habe ich natürlich auch, wie zum Beispiel die Jour Fixes mit Abteilungsleitungen und Foyerleitungen. Und monatliche Treffen mit dem Kunden zum Thema Vorderhaus, zum Empfang und zum Bereich der Plaza. Das klingt erstmal viel, alles andere kann ich jedoch relativ frei gestalten und das ist das Schöne. Manche Tage sind vollgepackt, aber wenn ich mal einen Nachmittag mit meinem Patenkind ein Eis essen gehen möchte, dann kann ich das auch machen und es ist es okay, wenn ich mal früher weg bin. Für mich fühlt sich das gut an, es gibt mir ein Gefühl von Freiheit und Selbstbestimmtheit.

Wenn ich nicht als Foyerleitung arbeite, bin ich meistens tagsüber im Büro in der Elbphilharmonie und beantworte Emails, telefoniere und plane Sachen. Wenn die Mitarbeitenden um 17:30 Uhr ankommen, gehe ich, wenn es die Zeit erlaubt, mit zum Briefing und unterhalte mich mit ein paar von ihnen. Es ergeben sich automatisch Themen wie: "Kannst du mir schon was zu meiner Vertragsverlängerung sagen?", "Ich habe ein Problem mit meiner Dienstplanung, können wir darüber sprechen?" oder "Ich habe Ideen, wie wir Ablauf X verbessern könnten." Themen und Gesprächsbedarf gibt es zuhauf. Klar kann man das auch per E-Mail oder am Telefon klären, aber wenn ich sowieso im Haus bin, unterhalte ich mich gerne mit den Kolleginnen und Kollegen persönlich. Viele kenne ich bereits seit Jahren, andere habe ich noch nie gesehen. Da gibt es immer was zu sprechen. Gleichzeitig möchte ich auch den Anschluss zum Büro in der Bogenstraße nicht verlieren, denn man merkt schon: Das eventteam in der Elphi ist eine Welt für sich, so wie in den anderen Häusern auch - ein eigener kleiner Kosmos. Deshalb ist es mir wichtig, gleichermaßen auch durchs Büro zu laufen und zu fragen: "Wie läuft es hier eigentlich, wie ist die Stimmung?" oder: "Mir ist da was aufgefallen, da müssen wir ran!" Ich versuche, immer einen Draht zu den Leuten zu haben, wie im Foyer so auch im Büroalltag. An anderen Tagen arbeite ich auch mal aus dem Homeoffice. Ich bin mal hier, mal da und fühle mich überall wohl und dazugehörig - hybrid eben. 

Ich kam aus einem sehr verantwortungsvollen Job und war ziemlich gestresst. Das war im Bereich Messe und Marketing. Ich wollte eine Zeit lang etwas machen, wo ich mehr „meinen Kopf an der Tür abgeben“ kann, wenn ich Feierabend mache. Unter dem Motto "Morgen ist ein neuer Tag und dann kommt wieder was Neues". Eine entspannte Tätigkeit, so ungefähr für ein halbes Jahr. Das war 2018, ich habe ziellos im Internet gesucht und die Ausschreibung für die Teamleitung in der Laeiszhalle gesehen. Ich mochte die Laeiszhalle schon immer gern. Da dachte ich "Ein bisschen was mit Menschen, etwas Gastro und Service. Das kann ich, das liegt mir!" Es gab dort wahnsinnig viel zu tun und es hat mir Spaß gemacht, und irgendwie habe ich nach dem halben Jahr gar nicht mehr den Absprung gesucht, weil ich mich wohlgefühlt habe.

Ich habe als Teamleitung in Teilzeit gearbeitet. Nach einer Weile kamen Aushilfen in der Elbphilharmonie dazu.  ich habe meine Termine zwischen den beiden Häusern aufgeteilt. 2019 bin ich Foyerleitung in der Elbphilharmonie geworden. Da war ich ungefähr ein Jahr im Unternehmen. 2020 kam Corona. Ich habe den administrativen Part der Foyerleitung weitergemacht, mich um Vertragsverlängerungen und ähnliches gekümmert. Wir haben uns alle zwei Monate zum Zoom Meeting getroffen, um uns ein bisschen auszutauschen. Als der Veranstaltungsbetrieb wieder eingesetzt hat und wir uns langsam an die neue Situation rangetastet haben, kam das Thema "Ich will mich verändern" auf und wir haben gemeinsam etwas gefunden, was funktionieren könnte. Klingt zwar etwas kitschig, aber der Spruch "Wo ein Wille ist, da ist ein Weg" war in diesem Fall definitiv etwas Beidseitiges. 

Ich würde sagen, meine Motivation und mein Spaß an der Sache ist vor allem guter Service. Ich habe den größten Spaß, wenn ich sehe, es läuft alles rund, wir machen einen guten Job, sind zuvorkommend, proaktiv, alle Positionen sind tiptop besetzt und so weiter. Lächelnde Gesichter, die die Gäste willkommen heißen und alles "sitzt" einfach. Das bereitet mir die größte Freude. Wird es dann doch mal stressig, kommt das Adrenalin hoch und es geht alles ganz schnell: schnelle Entscheidungen, direkte Kommunikation. Wenn dann pünktlich die Saaltüren zugehen, ist das ein sehr befriedigendes Gefühl. Der "Event-Spirit" ist also weiterhin da, auch wenn ich ihn mittlerweile seltener oder anders erlebe. 

Es ist genau richtig, dass zu machen, was Dir liegt und Dir Freude bereitet. Es wird sich ziemlich gut fügen!