Unsere Azubine berichtet ...

Ein bisschen nervös, aber voller Vorfreude – so würde ich meine ersten Schritte in die Ausbildung bei eventteam beschreiben. Durch meine Zeit in der Laeiszhalle kannte ich die Abläufe im operativen Bereich schon gut, aber was im Hintergrund – also im Büro – alles passiert, war für mich lange ein Rätsel.

Genau das hat sich mit Beginn meiner Ausbildung geändert. Ich bekomme die Gelegenheit, einen praxisnahen Einblick in die administrativen Abläufe zu bekommen – und das ist ehrlich gesagt richtig spannend. Auch wenn ich zu Beginn nervös war, denn ich hatte zuvor noch nie in einem Büro gearbeitet, überwog doch die Neugier.

Ich habe diese neue Herausforderung nicht als Hürde gesehen, sondern als Chance – eine Möglichkeit, nicht nur mehr über diesen Beruf zu lernen, sondern auch über mich selbst. Die Ausbildung ist für mich ein Raum für persönliche Weiterentwicklung. Es geht darum, neue Fähigkeiten zu erlernen, über sich hinauszuwachsen und Schritt für Schritt ein neues Feld zu erschließen.

Vor dem offiziellen Start meiner Ausbildung durfte ich mal hier reinschnuppern, mal dort vorbeischauen – quasi eine Schnupperzeit durch verschiedene Unternehmens- und Fachbereiche, ohne gleich ins kalte Wasser geworfen zu werden. Dieses Kurzpraktikum war meine persönliche "Tour de Büro", bei der ich zumindest oberflächlich erfahren konnte, was wo passiert, wer warum gerade telefoniert und welcher Unternehmensbereich am meisten Kaffee verbraucht. 😀

Ziel war es, einen ersten Eindruck zu sammeln, um dann besser einschätzen zu können, in welchen Bereichen ich mich spezialisieren möchte. Spoiler: Eine von zwei Vertiefungen habe ich zum späteren Zeitpunkt nochmal geändert. Aber hey, besser spät als nie!

Meine erste Station war der Empfang – und was für ein Glück, dass ich dort auf Ulli und Urta traf. Die beiden arbeiten in der Zentrale in der Bogenstraße in Hamburg und sind sozusagen die erste Anlaufstelle für alles und alle: Mitarbeitende, Bewerbende, Kolleginnen und Kollegen aus anderen Standorten und: jede Menge Anrufe.

Ich war beeindruckt, wie viele Aufgaben am Empfang gleichzeitig laufen – und wie ruhig und organisiert die beiden trotzdem bleiben. Sie nehmen Anrufe entgegen, sortieren und verteilen die Post, leiten Bewerbungsunterlagen korrekt an das Recruiting weiter, beantworten E-Mails, kümmern sich um Bestellungen und behalten auch in der Küche den Überblick. Ganz ehrlich: Ich wusste nicht, dass hinter dem Begriff „Empfang“ so viel steckt. Dank Ulli und Urta habe ich schnell einen Einblick bekommen, wie viele Abläufe hier koordiniert werden müssen – und wie wichtig diese Rolle für das ganze Büro ist.

Ihre Offenheit hat mir den Einstieg enorm erleichtert, meine Nervosität schnell verfliegen lassen und mir das Gefühl gegeben, willkommen zu sein. Dafür bin ich heute noch sehr dankbar. Ich durfte mithelfen, ausprobieren und lernen. Dabei habe ich nicht nur etwas über administrative Prozesse gelernt, sondern auch, wie wertvoll Teamarbeit und gute Kommunikation im Alltag sind.

Next Step: Disposition, also die Veranstaltungsplanung innerhalb der Operations – eine Welt, in der Dienstpläne nicht nur geschrieben, sondern gefühlt auch jongliert werden. Einsätze der Mitarbeitenden in den Venues planen, umdisponieren bei kurzfristigen Änderungen und dabei auch noch alles im Blick behalten – ich sag’s euch: Das war für mich kein leichter, aber definitiv ein lehrreicher Unternehmensbereich! 

Meine Erfahrungen in vier Stichpunkten zusammengefasst:

1. Telefonate gehören zum Alltag – und das Team behält immer den Überblick.
2. Komme was wolle: Wenn kurzfristige Änderungen auftreten, muss es auch mal schnell gehen und Einsätze werden zügig angepasst.
3. Planung is key aber manchmal heißt es auch: spontan sein! Operative Mitarbeitende erhalten die Möglichkeit, kurzfristig dort einzuspringen, wo es gerade besonders gebraucht wird.
4. Dabei wird jeder Einsatz oder spontane Anfrage zum Einspringen durch die Kolleginnen und Kollegen in der Teamplanung mit viel Engagement und Charme vermittelt – immer mit dem Ziel, dass sich die Teams bestmöglich ergänzen.

Für mich war die “Dispo” das beste Beispiel dafür, wie Flexibilität, Organisationsgeschick und Teamwork zusammenkommen – und das immer mit einem Ohr am Telefon.

Als Nächstes stand das F&B-Management an – und das war wie eine Mischung aus Gastro-Insiderwissen, Einkaufsstrategien und Lieferlogistik. “F&B” steht für Food & Beverage. Damit die Gäste in der Laeiszhalle und Elbphilharmonie weder hungrig noch durstig ins Konzert gehen, werden von hier aus Bestellungen koordiniert und Abläufe gesteuert. Hinzu kommt die Planung und Umsetzung von kleineren und größeren Events abseits des regulären Betriebs im Foyer – ob Sektempfang in der Konzertpause oder Aftershow-Party nach einem Veranstaltungshighlight: Das F&B-Team sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft und die Gäste gut versorgt sind.
Im ersten Durchlauf lernte ich das Lager kennen, kontrollierte Bestände, tätigte Bestellungen und ließ mir zeigen, wie man bei logistischen Abläufen den Überblick behält. Mein Learning: Alles erfolgt mit System, aber auch mit Nerven aus Stahl. :D

Besonders schön war der Einstieg vor Ort durch Marco – der als F&B Manager Elbphilharmonie und Laeiszhalle den Bereich leitet – sowie durch Ole, Franzi, Leander und Sarah. Sie waren nicht nur offen und hilfsbereit, sondern auch richtig witzig. Die Stimmung im Team war locker, man konnte jederzeit Fragen stellen und wurde direkt eingebunden, als wäre man schon ewig dabei. Es wurde viel gelacht – und das auch bei der Warenannahme zwischen Chipstüten und Lieferscheinen.

Beim zweiten Durchlauf durfte ich dann tiefer einsteigen: Angebote erstellen, Einkaufspreise checken, Getränke und Speisen vergleichen und bestellen – ich war mittendrin im Gastro-Geschehen. Zwischendurch kontrollierte ich Rechnungen, organisierte Lieferscheine und überlegte ernsthaft, ob ich irgendwann eine Weinprobe als „dienstliche Weiterbildung“ anmelden kann …